ざさいたま
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Office 業務の効率化を考える

効率化に疑問

 世にOfficeと銘打つソフトウェアは、マイクロソフトが基本ソフトの覇権を握った頃1)、世間に定着した。このジャンルのソフトウェアは、ワープロ、表計算、簡易データベース、プレゼンテーション等、「お仕事」で使いそうなものを一纏めにパッケージ化したものである。商業的に同社はOSの覇権を握ったおかげで、このジャンルのソフトウェアでも基本ソフト以上に成功を収めた。
 この記事は同社の栄華を讃えるものではなく、同社を含めたソフトウェア企業が提供する統合Officeによって、業務が効率化するのかを検証するものである。はじめに結論を出すとOffceソフトウェアにより無駄な業務が増えるだけで、業務の効率化には程遠い。

ワープロ

 文章を書く場合に必ずしもワープロは必要とならない。パソコンがあるのなら、テキストエディタでことが足りてしまうのだ。多くのOSでははじめからエディタがインストールされている。インストールされてなくても、フリーの素晴らしいエディタソフトもある。

エディタは本当に不十分なのか

 「エディタでは体裁が制御できない」といわれる方もいる。しかし、文章と体裁は全く別のものであり、本質的にだめな文章は体裁が整っているだけでは意味が無いのだ。文章は体裁ではなく内容が重要なのである。また、ワープロソフトウェアで制御できる体裁は中途半端なもので、印刷業者に依頼して体裁を整えてもらったものよりもいびつなものしかできない。図版の位置は思うようにならず、テキストである見出しの位置なども思うようにならないのだ。何をするにも中途半端で、エディタより重く、また殆どのソフトウェアが高価なため、寧ろ業務に無駄を生じてしまうのだ。さらに従業員は文章の内容よりも、ワープロソフト上で体裁に凝ることに夢中になり、中身が無い空っぽな文章ファイルを量産する。また、ワープロソフトは特殊なバイナリ形式のため容易に内容を検索できなくなり、特殊な方法を使わなければ、目的の文章を探すにもファイルをその都度開くということをしなくてはならない。果たして効率的といえるだろうか。

表計算

 数値を打つだけの業務の場合、表計算ソフトは実に無駄である。表計算は幾つか数値を並べて、一つ一つのセルを計算機として扱い、実験的に計算を繰り返すという計算ツールなのだ。決まった計算が多いビジネスマンには実に無駄なのである。寧ろ科学者には有用なツールであるが、ビジネスマンは専用の計算プログラムを利用したほうが効率がいい。売り上げの記録を取ってそれをグラフ化しても、月ごとにより変動が把握できるだけで業務の分析にはならないし、大抵はパソコンを使っていることに満足それだけに終わってしまってしまう。

データベースではない

 表計算ソフトは簡易データベースとしても使えることから、表計算ソフトをデータベースと見なしている向きもある。実際複雑なデータベースでければ、行をレコードと見なしてデータの編集を行うのには都合がいい。簡単なCSVデータなら、SQL文を駆使してレコードを編集しなくても事足りる。しかし、この簡易データベースは本来の目的である共有が難しい。編集者は通常一人に限られ、更新があった場合はファイルを特定の場所に置き更新があったことを伝えるか、特定の場所に置いて排他的にデータを編集、参照しなくてはならない。データベースとしてもいまいちなのだ。

方眼紙ではない

 また、そのような使い方ならなまだしも、表計算は事務職員的な発想で、罫が引かれた方眼紙と勘違いして利用する。本来の表計算との目的とは異なり、こちらは表計算をレイアウトソフトと勘違いした利用法の為、作成した文章はセル毎にテキストが区切れ、再利用しにくい文章の作成に繋がるのである。もっとも日本では、パソコン教室2)でこの方法を教えている。このような使い方は、表計算ソフトのトップシェアを誇るマイクロソフトでも想定していなかった。が、商魂逞しく近年ではそのような利用方法を奨励している有様なのである。

効率化には直接繋がらない

 具体的な論述は今回は行わないが、簡易データベース、プレゼンテーションソフトウェアも業務の効率化に繋がりにくい。Officeソフトウェアはパソコンの利用が増えるだけで、業務の効率化には繋がりにくい。従業員は内容よりも、そのソフトウェアの使い方に興味が出てきてしまい、本質的な内容は軽視されることになる。業務を効率化を考えるなら、Offceソフトウェアは効率が悪いので、違うソフトウェアの利用を薦める。具体的な効率化の手段を列挙しておこう。数値入力の業務は専用ソフトウェアの利用、文章を作成する場合はテキストエディタ利用を検討することだ。
(小宮和寛)

注:
 1)1994年頃だったと思う。
 2)パソコン教室の先生もなにも理解していないのだ。表計算ソフトを表組みソフトと間違えてしまうなら判るが、レイアウトソフトして利用することには驚いた。ユーザはなにをするかわからないのである。
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